Je l'avoue, j'aime la techno. Je suis des formations en IA, je teste des outils, je m'amuse avec tout ça. Mais ce n'est pas ma job. Et même si ça m'intéresse, je suis loin de connaître tout ce qui existe.
C'est exactement pour ça que j'ai invité Stéphanie Beaubien à jaser d'automatisation avec moi. On s'est rencontrées dans une communauté virtuelle, on partage le même côté geek assumé, et on prépare même quelque chose ensemble (j'y reviens à la fin 😉).
Stéphanie Beaubien est fondatrice de l'Agence La Fronde et stratège techno. Sa mission : que les femmes prennent leur place en technologie et en IA, qu'elles deviennent souveraines et libres financièrement. Elle accompagne des entrepreneures avec des mandats sur mesure, des formations et un accompagnement stratégique pour intégrer la techno dans leur entreprise de façon concrète et rentable.
Elle est aussi animatrice d'un podcast, où elle donne la parole à des femmes en technologie et partage ses propres réflexions sans filtre sur l'entrepreneuriat, l'IA et la liberté financière.
Stéphanie entend souvent la même chose de ses clientes. Elles ont l'impression de regarder passer des wagons de train sans savoir dans lequel embarquer. Elles se sentent en retard, un peu nulles, coupables de ne pas suivre.
Sa réponse est simple. Se tenir à jour en technologie, ce n'est pas ton corps de métier. Toi, tu sers tes client·es dans ton champ d'expertise, et c'est là que tu dois rester à jour. La techno, c'est un autre monde, même si elle vient avec le fait d'avoir une entreprise.
J'ajouterais que tout ce qu'on voit passer n'est pas forcément pertinent pour nous. Ce n'est pas parce qu'une autre personne trouve un outil génial qu'il sera utile dans ta pratique à toi.
Stéphanie appelle ça le syndrome de l'objet brillant. Tu vois un outil sur YouTube, on te le présente comme la huitième merveille du monde, et tu te dis que tu vas tout migrer vers ce nouveau logiciel. D'expérience, elle déconseille de changer d'outil sans y avoir bien réfléchi. Bien souvent, le problème n'est pas l'outil. C'est la façon dont on l'utilise.
Alors comment savoir ce qui a besoin d'un outil, d'une automatisation ou simplement d'une autre façon de faire ? Chaque entreprise a ses outils, son environnement techno et ses façons de faire, alors il n'existe pas de recette universelle. 😅
Ce qui ne change pas, par contre, c'est la réflexion de départ.
Avec toutes ses clientes, Stéphanie repart à la planche à dessin. Elle utilise des post-it, un tableau blanc ou un tableau virtuel, peu importe l'outil. L'idée est de noter chaque étape d'une tâche répétitive, puis de se poser les bonnes questions. Est-ce que c'est le bon ordre ? Y a-t-il une étape de trop ? Est-ce qu'on fait deux fois la même chose à deux endroits différents ?
Elle donne un exemple qui va parler à plusieurs d'entre vous. Après une rencontre, beaucoup de professionnel·les écrivent leur note de suivi dans un document Word au dossier du client, puis dans leur outil de suivi client, puis encore dans leur gestionnaire de tâches pour ne pas oublier. On se retrouve avec la même information à trois places. Ça prend du temps, et c'est justement le genre de chose qui peut s'automatiser.
Pour moi, c'est le message le plus important de l'épisode. Si tu mets un processus désorganisé dans une machine à automatisation, il en ressort un désordre encore pire. Il faut donc simplifier avant d'automatiser, et s'assurer que chaque étape est claire, nécessaire et pertinente.
On ne peut pas non plus automatiser quelque chose qui n'existe pas. Stéphanie reçoit parfois des clientes qui veulent automatiser quelque chose… mais elles ne savent pas quoi. 😅 On automatise des tâches que tu fais déjà, souvent, de façon répétitive, et qui te prennent un temps fou. Ensuite, la réflexion suit un ordre assez clair. Est-ce que ça peut se faire avec un scénario d'automatisation dans Zapier ou Make ? Sinon, avec l'IA ? Et si ce n'est ni l'un ni l'autre, on trouve un humain à qui déléguer.
Ça rejoint beaucoup ce dont je parle dans mes accompagnements. Avoir un processus clair pour une tâche que tu fais souvent, c'est déjà un gros gain, parce que tu n'as plus à penser à tout. C'est à partir de là que tu peux voir ce qui pourrait être fait par autre chose que ton cerveau.
Pour Stéphanie, un logiciel d'automatisation ressemble à la téléphoniste des années 40 ou 50, celle qui branchait les fils pour relier deux personnes. Zapier ou Make font la même chose avec deux logiciels qui doivent s'échanger des données. Si ce n'est pas connecté, c'est toi qui fais le lien, à la main, en copiant-collant. Et chaque fois que tu fais du copier-coller, une petite cloche devrait sonner dans ta tête.
Elle précise que sa définition évolue, parce que les IA sont maintenant capables, elles aussi, de déplacer des données d'un logiciel à l'autre. En résumé, automatiser, c'est faire circuler l'information entre tes outils sans que tu aies besoin d'intervenir.
Je lui ai demandé si un système de prise de rendez-vous en ligne compte comme une automatisation. Sa réponse est oui. GoRendezvous, Calendly et les autres raccourcissent les échanges, laissent le client choisir sa plage, envoient les rappels, perçoivent le paiement et produisent les reçus, sans que tu aies à tout faire manuellement.
Une bonne partie du travail de Stéphanie, c'est de montrer à ses clientes ce que leurs outils font déjà. Avant de chercher une autre solution, ça vaut la peine de creuser les fonctionnalités de ce que tu paies déjà. Je le vois souvent avec mes client·es, qui ne savaient pas que leur plateforme pouvait envoyer automatiquement un formulaire et qui continuent d'envoyer des PDF à la main.
Stéphanie a nommé quelques grandes zones où l'automatisation aide souvent.
Le but n'est pas de tout mettre en place toi-même. C'est d'être curieux·se et de savoir ce qui est possible.
Un blocage que je vois beaucoup dans ma clientèle, ce sont les frais. Les frais Stripe, par exemple, font grincer des dents. Moi, mes client·es paient par Stripe, c'est lié à mes rendez-vous, et je n'ai plus à m'en occuper.
Stéphanie remet ça en perspective. Les frais de transaction sont une dépense d'entreprise, au même titre qu'Internet ou Zoom. Ils se calculent dans ton prix et dans ton bilan. Et ton temps vaut quelque chose. Tu es plus rentable à servir tes client·es qu'à entrer des virements à la main.
Pour parler de charge mentale, elle utilise une image que j'adore. Imagine un gros bocal rempli de gommes balounes. Le matin, il est plein, et chaque décision que tu prends en enlève une. Quand on est à son compte, on en prend beaucoup. Veux-tu vraiment dépenser une gomme pour confirmer qu'un virement est bien entré ?
Vu comme ça, on protège davantage son temps et sa zone de génie. On fait aussi un peu la paix avec l'idée de payer pour déléguer certaines tâches, que ce soit à un outil ou à une personne.
Le premier piège, selon Stéphanie, c'est de vouloir tout automatiser, tout de suite. Au début, on hésite. Puis on y prend goût, et on veut tout automatiser. C'est là que ça se gâte. Certaines choses doivent rester humaines, d'autres se font moins bien avec l'IA, et parfois c'est plus long et plus coûteux d'automatiser que de continuer à la main.
Aller trop vite, c'est aussi perdre le fil. On ne sait plus ce qui est relié à quoi, ni comment réparer quand ça brise. Et les pannes arrivent. Il faut garder un œil sur ses systèmes et rester capable de faire les choses à la main au besoin.
J'ai partagé une expérience très personnelle dans l'épisode. Je me suis monté un beau système d'étiquettes dans mes courriels, comme on me l'avait conseillé. Toutes mes demandes de services allaient dans un dossier précis. Sauf que je n'allais pas voir ce dossier. La semaine dernière, j'ai réalisé que des messages m'avaient échappé.
Pour Stéphanie, c'est la preuve que les systèmes sont vivants et qu'ils doivent évoluer avec ta façon de travailler. Elle conseille de bloquer du temps chaque trimestre, une heure ou une demi-journée selon le nombre de systèmes, pour les revoir d'un œil extérieur. Est-ce que ça me sert encore ? Qu'est-ce qui doit changer ? Pas besoin de tout réparer sur-le-champ, mais au moins de noter les améliorations à faire. Des règles de tri créées il y a deux ans ne sont probablement plus toutes pertinentes.
Ça fait partie de nos tâches de travailleur·euse autonome, au même titre que la comptabilité, les taxes ou la mise à jour du site web. Ce n'est pas notre métier, mais personne d'autre ne le fera pour nous (à moins qu’on le délègue).
Je ne pouvais pas parler d'automatisation et d'IA sans aborder la confidentialité, parce que ça touche beaucoup les professionnel·les en santé et en relation d'aide. On a des règles strictes, et avec raison.
Stéphanie rappelle que l'IA est une technologie très jeune, qui évolue à une vitesse jamais vue, et que les lois tardent à suivre. Il reste des zones grises. Plutôt que de faire l'autruche, elle invite à décider consciemment si on l'utilise et jusqu'où. On peut, par exemple, choisir de garder toutes les informations anonymes.
De mon côté, j'ai fait le choix de connecter certains outils à ma boîte courriel personnelle, mais pas à celle de mon entreprise, parce que j'y reçois des informations confidentielles. Est-ce que c'est la frontière parfaite ? Je ne le sais pas. C'est la meilleure décision que je peux prendre avec ce que je sais aujourd'hui, et je continue de m'informer.
Si tu veux découvrir l'univers de Stéphanie, son site web regroupe ses services, ses formations et son webinaire gratuit. Elle est très active sur Instagram et anime aussi un podcast sur l'IA et l'automatisation.
Et on prépare ensemble un atelier pour les professionnel·les en santé et en relation d'aide en pratique privée, qui va mêler nos deux expertises autour de l'automatisation et de l'IA. On te tient au courant très bientôt. 🤩
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